Come collegare SharePoint come archivio per le sottomissioni PDF

Benjamin André-Micolon

In alternativa all'archiviazione compatibile con S3 o ad Azure Blob Storage, puoi collegare la tua raccolta documenti di SharePoint Online per archiviare documenti e sottomissioni.

Potresti essere interessato a utilizzare il tuo archivio (BYOS) per diversi motivi, come la conformità a regole specifiche del tuo paese o settore, o perché il tuo team utilizza già SharePoint per la gestione dei documenti.

Come funziona il caricamento

Il meccanismo di caricamento è identico per tutti i provider di archiviazione. Se ti interessano i dettagli e il modello di sicurezza, consulta questa pagina.

In sintesi, il caricamento avviene lato client, con il server che scambia solo link di caricamento e scaricamento: i tuoi documenti non transitano mai attraverso i server di SimplePDF.

Prerequisiti

Collegare SharePoint richiede:

• Un piano Premium SimplePDF
• Un tenant Microsoft 365 con SharePoint Online
• Una registrazione app in Entra ID (Azure AD) con le autorizzazioni corrette

Passaggio 1: Registrare un'app in Microsoft Entra ID

1. Vai su Azure Portal > Registrazioni app e clicca su Nuova registrazione
2. Compila il modulo di registrazione:
   • Nome: SimplePDF (o qualsiasi nome tu preferisca)
   • Tipi di account supportati: Solo account in questa directory dell'organizzazione (tenant singolo)
   • URI di reindirizzamento: seleziona Web e inserisci https://simplepdf.com/api/integrations/sharepoint/callback
3. Clicca su Registra

Creare un segreto client

1. Nella tua app appena registrata, vai su Certificati e segreti > Nuovo segreto client
2. Imposta una descrizione (es. SimplePDF) e scegli una scadenza. Consigliamo di selezionare la scadenza più lunga disponibile (24 mesi) per evitare interruzioni. Quando il segreto scade, la connessione SharePoint smetterà di funzionare e dovrai creare un nuovo segreto e ri-autenticarti in SimplePDF.
3. Copia immediatamente il valore del segreto - non verrà mostrato di nuovo

Aggiungere le autorizzazioni API

1. Vai su Autorizzazioni API > Aggiungi un'autorizzazione > Microsoft Graph > Autorizzazioni delegate
2. Aggiungi le seguenti autorizzazioni:
   • Sites.Read.All - consente a SimplePDF di elencare i tuoi siti SharePoint per poterne selezionare uno
   • Files.ReadWrite.All - consente a SimplePDF di caricare e scaricare documenti nella raccolta selezionata
   • offline_access - mantiene la connessione attiva senza necessità di ri-autenticazione

Non è necessario concedere il consenso amministratore. Ogni utente acconsente individualmente durante il flusso OAuth.

Annotare le credenziali

Dalla pagina Panoramica dell'app, ti serviranno:

• ID applicazione (Client ID)
• ID directory (Tenant ID)

Insieme al Client Secret che hai copiato in precedenza.

Passaggio 2: Collegare SharePoint in SimplePDF

1. Accedi al tuo account SimplePDF
2. Vai alle impostazioni dell'account
3. Nella sezione Bring your own storage, clicca su Configure
4. Seleziona SharePoint dal menu a tendina del tipo di archiviazione
5. Inserisci le tue tre credenziali: Tenant ID, Client ID e Client Secret
6. Clicca su Authenticate with Microsoft
7. Accedi con un utente del tuo tenant Microsoft 365 e concedi il consenso

Passaggio 3: Selezionare un sito e una raccolta documenti

Dopo l'autenticazione, verrai reindirizzato a SimplePDF:

1. Seleziona il tuo sito SharePoint dal menu a tendina
2. Seleziona la raccolta documenti in cui archiviare le sottomissioni
3. Clicca su Update

SimplePDF esegue un test diagnostico (caricamento + scaricamento) per verificare la configurazione. Se entrambi hanno successo, sei pronto.

I documenti inviati verranno archiviati nel percorso simple-pdf/<company_id>/ nella raccolta documenti selezionata.

Risoluzione dei problemi

Il menu a tendina dei siti è vuoto: L'indicizzazione di ricerca di SharePoint potrebbe non essere attiva su tenant appena provisioned. Attendi qualche minuto e riprova.

Il test diagnostico fallisce: Verifica che l'app abbia le autorizzazioni API corrette (Sites.Read.All, Files.ReadWrite.All, offline_access) e che l'utente che ha acconsentito abbia accesso al sito selezionato.

I caricamenti hanno smesso improvvisamente di funzionare: il tuo segreto client potrebbe essere scaduto. Nel Azure Portal, vai alla pagina Certificati e segreti della tua app, crea un nuovo segreto, quindi ri-autenticati in SimplePDF cliccando su Configure nella sezione di archiviazione.

Stato "Inactive - upgrade to Premium": SharePoint BYOS richiede il piano Premium. S3 e Azure Blob Storage sono disponibili con il piano Pro.

Ecco fatto! I tuoi documenti e le sottomissioni vengono ora archiviati direttamente nella tua raccolta documenti SharePoint.

Se hai domande, non esitare a contattare support@simplepdf.com