Hoe verplichte velden toevoegen aan PDF-formulieren met SimplePDF

Benjamin André-Micolon

Onvolledige inzendingen betekenen dat u mensen achterna moet zitten voor het ene veld dat ze hebben overgeslagen. Met SimplePDF kunt u velden als verplicht markeren zodat een formulier pas kan worden ingediend als ze zijn ingevuld, standaardwaarden instellen om bekende informatie vooraf in te vullen en velden als alleen-lezen vergrendelen zodat ze op het document blijven staan zonder te worden gewijzigd.

#Documentvelden configureren in SimplePDF

#Verplichte velden

Open het gedeelte Documents en kies het document dat u wilt bewerken, of maak een nieuw document aan.

Het Documents-dashboard van SimplePDF, waar u een document opent of aanmaakt

Selecteer het veld dat u verplicht wilt maken.
Schakel Required in het veldenpaneel in.
Klik op Save.

Een PDF-formulierveld als verplicht markeren in het veldenpaneel van de SimplePDF-editor

Het veld is nu verplicht en gebruikers moeten het invullen voordat ze kunnen indienen.

Een voorbeeld van een verplicht veld dat de inzending blokkeert:

Een verplicht veld dat het indienen van een PDF-formulier blokkeert totdat het is ingevuld

#Velden met standaardwaarden

Geef een veld een standaardwaarde: selecteer het, schakel Default value in en voer de waarde in. Wanneer iemand het formulier opent, is dat veld al ingevuld.

#Alleen-lezen velden

Een veld met een standaardwaarde kan ook als Read only worden gemarkeerd: de waarde verschijnt als onderdeel van het document zelf, niet te onderscheiden van de rest van de inhoud, en niemand kan deze bewerken. Handig voor informatie die wel getoond maar nooit gewijzigd mag worden.

Een standaardwaarde instellen en een PDF-formulierveld als alleen-lezen markeren in de SimplePDF-editor

#Geef uw inzendingen een naam op basis van een veld

Een dashboard vol inzendingen met de datum "12 jun, 14:32" zegt u niets. Open de documentinstellingen en kies onder Submission name het veld waarvan de waarde elke inzending een naam moet geven: elk tekst-, dropdown- of keuzeveld werkt. Een veld "Volledige naam" geeft elke inzending de naam van de persoon die deze heeft ingevuld; een factuurnummer geeft de inzending de naam van de factuur.

Kiezen welk veld elke inzending een naam geeft in de documentinstellingen van SimplePDF

De naam verschijnt daar waar u daadwerkelijk werkt: als label in de lijst met inzendingen, in de meldingsmail en als naam van het gedownloade bestand. Het is één keuze per document, zodat de naamgeving voorspelbaar blijft. U kunt ook elke afzonderlijke inzending hernoemen vanuit het detailpaneel.

Hernoemen kan als eenvoudige statusaanduiding worden gebruikt. Wanneer een inzending een vervolgproces voedt, hernoemt u deze terwijl u eraan werkt: voeg [verwerkt] toe zodra deze is afgehandeld, en de lijst laat u in één oogopslag zien wat nog aandacht nodig heeft.

Houd één ding in gedachten: de waarde van het gekozen veld wordt opgeslagen op de servers van SimplePDF, zelfs met Bring Your Own Storage, en gaat mee in de meldingsmail. Geef inzendingen bij gevoelige gegevens een naam op basis van een niet-vertrouwelijk veld (een referentienummer, een dossier-ID) of laat ze zonder naam.

Dat is het! Uw formuliervelden zijn nu geconfigureerd met de juiste vereisten voor volledige inzendingen.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op via support@simplepdf.com