Hoe u teamactiviteit volgt met SimplePDF auditlogboeken

Benjamin André-Micolon

Gereguleerde workflows hebben een vastlegging nodig van wat er is veranderd. Het SimplePDF auditlogboek registreert wie wat heeft gedaan, wanneer, vanaf welk IP-adres en op welk document, over uw hele account. Het is het oppervlak waar auditors, compliance-verantwoordelijken en interne onderzoekers naar kijken wanneer zij moeten reconstrueren wat er is gebeurd.

Auditlogboeken zijn beschikbaar met het Premium-abonnement

Waarom teams auditlogboeken inschakelen

Het auditlogboek beantwoordt de vragen die een interne audit, een security review van een klant of een compliance-programma (HIPAA, GDPR en vergelijkbare kaders) zullen stellen:

Wie heeft wat gedaan? Elke aanmelding op het dashboard, elke configuratiewijziging, elke wijziging van een document of inzending, en elke wijziging van leden, webhooks, opslag en API-sleutels wordt toegewezen aan een specifieke gebruiker, API-sleutel of systeemactor.
Wat is er gewijzigd en wanneer? Configuratiewijzigingen, rolwijzigingen, opslagupdates, webhookupdates en documentbewerkingen dragen elk een exacte tijdstempel en een gestructureerde diff van de waarden voor en na.
Vanwaar? Elke gebeurtenis registreert het IP-adres en de user agent van de actor, zodat ongebruikelijke locaties of onbekende clients in één oogopslag opvallen.
Kan ik het exporteren? Het logboek bevindt zich aan de serverzijde en is exporteerbaar als CSV voor archivering of compliance-review.

Wat in elke rij terechtkomt

Elke vermelding bevat vijf forensische detailelementen:

Wanneer: de tijdstempel die wordt vastgelegd op het moment dat de actie plaatsvindt, zodat vertraging in achtergrondverwerking de geregistreerde tijd nooit doet schuiven.
Wie: de actor die de actie heeft uitgevoerd. Een van vier types:
- Lid: een teamlid van dit bedrijf. De weergavenaam wordt opgelost op het moment van lezen, zodat een hernoeming wordt doorgevoerd in historische rijen; het e-mailadres blijft als stabiele terugval als het lid later wordt verwijderd.
- API-sleutel: een REST API-sleutel, vastgelegd via zijn sleutel-id.
- Externe partij: iemand buiten uw team. Anonieme formulierinzenders en pre-authenticatie acties (zoals het opvragen van een aanmeldcode) vallen in deze categorie. Het IP-adres en de user agent staan in de metadata van de rij. Het actorfilter biedt "Externe partijen" als één categorie; om in te zoomen op een specifieke inzender, sorteert of zoekt u op de IP-kolom in de CSV-export.
- Systeem: SimplePDF zelf, voor acties zonder menselijke actor (bijvoorbeeld een planovergang die door de Stripe-webhook wordt uitgezonden).
Actie: de canonieke actienaam (document.deleted, company_user.updated, enzovoort).
Doel: de resource waarop de actie is uitgevoerd (document, inzending, lid, webhook, opslagconfiguratie, API-sleutel, sessie, uitnodiging of bedrijf).
Wijzigingen (indien relevant): een gestructureerde voor / na-diff voor acties die de staat wijzigen. Zware payloads zoals volledige pagina-snapshots of volledige arrays van formuliervelden worden vastgelegd als een wijzigingsvlag in plaats van volledig geserialiseerd, zodat auditrijen compact blijven.
Aanvraagcontext: IP-adres en user agent van het verzoek dat de gebeurtenis heeft geactiveerd.

Elke gebeurtenis die SimplePDF vastlegt

Het auditlogboek legt de volledige set van wijzigende acties vast over uw hele account, gegroepeerd per oppervlak. Elke onderstaande gebeurtenis wordt vastgelegd met zijn actor, tijdstempel, doel, IP-adres en user agent. Wijzigende acties die via de REST API worden uitgevoerd, worden vastgelegd met een API-sleutel-actor en verschijnen naast de dashboardactiviteit.

Auditgebeurtenis	Label in het dashboard	Wat het vastlegt
`session.created`	Ingelogd	Een teamlid meldt zich aan op het dashboard.
`session.deleted`	Uitgelogd	Een teamlid meldt zich af, of de sessie wordt ongeldig gemaakt.
`otp.created`	Aanmeldcode aangevraagd	Een eenmalige aanmeldcode wordt uitgegeven voor het e-mailadres van een gebruiker.
`invitation.created`	Een lid uitgenodigd	Een beheerder nodigt een nieuw lid uit via e-mail. Het e-mailadres van de uitgenodigde is het doel; de uitnodiging heeft nog geen gebruikers-id omdat de uitgenodigde nog niet heeft geaccepteerd.
`company_user.created`	Lid geworden van het team	Een uitgenodigde accepteert de uitnodiging en wordt teamlid.
`company_user.updated`	Een lid bijgewerkt	De rol of weergavenaam van een lid wijzigt. De rij bevat een voor / na-diff voor elk veld dat daadwerkelijk is gewijzigd.
`company_user.deleted`	Een lid verwijderd	Een lid wordt uit het team verwijderd. De rij legt de rol vast die het lid had op het moment van verwijdering, zodat een latere review de vraag kan beantwoorden "welke toegang had deze persoon toen ze vertrokken?".
`company.updated`	Bedrijfsinstellingen bijgewerkt	Een wijziging aan de bedrijfsnaam, identificatie, logo, laadscherm of facturatieabonnement. Planovergangen die door de Stripe-webhook worden uitgezonden, worden ingevoegd in deze gebeurtenis met een `system`-actor, zodat upgrades en downgrades in dezelfde auditstroom verschijnen als de rest van uw configuratiegeschiedenis.
`byos.created`	Opslag geconfigureerd	S3, Scaleway Object Storage, Azure Blob Storage of SharePoint wordt verbonden als bestemming voor documenten en inzendingen.
`byos.updated`	Opslag bijgewerkt	De opslagconfiguratie wijzigt (bucket gewisseld, regio gewijzigd, credentials geroteerd, container of bibliotheek verplaatst).
`byos.deleted`	Opslag verwijderd	De BYOS-configuratie wordt verwijderd en inzendingen keren terug naar de standaard SimplePDF-opslag.
`api_key.created`	Een API-sleutel aangemaakt	Een nieuwe REST API-sleutel wordt gegenereerd.
`api_key.deleted`	Een API-sleutel ingetrokken	Een REST API-sleutel wordt ingetrokken.
`webhook.created`	Een webhook aangemaakt	Een nieuw webhook-eindpunt wordt toegevoegd voor inzendingsgebeurtenissen.
`webhook.updated`	De webhook bijgewerkt	De bestemmings-URL van de webhook wijzigt.
`webhook.deleted`	De webhook verwijderd	Het webhook-eindpunt wordt verwijderd.
`document.created`	Een document aangemaakt	Een document wordt geüpload of aangemaakt in het dashboard of via de API.
`document.updated`	Een document bijgewerkt	De naam, het type, de pagina's of de velden van een document wijzigen. Hernoemingen en typewijzigingen dragen een voor / na-diff; pagina- en veldwijzigingen worden vastgelegd als een aanwezigheidsvlag, zodat auditrijen compact blijven onder intensieve bewerking.
`document.deleted`	Een document verwijderd	Een document wordt verwijderd uit het dashboard of via de API.
`submission.created`	Een ingevuld document ingediend	Een inzender voltooit het invullen van een PDF en de voltooide inzending komt aan in uw dashboard. Wanneer de inzender een teamlid van dit bedrijf is (aangemeld in het dashboard), is de actor `member`; anders is de actor `external_party`. Het IP-adres en de user agent van de inzender worden altijd vastgelegd in de metadata van de rij voor forensische detail.
`submission.deleted`	Een inzending verwijderd	Een ingediende PDF wordt verwijderd.

Een paar details die de moeite waard zijn om te weten over wat er in de rij terechtkomt:

Snapshots van opslagconfiguratie leggen het opslagtype en de niet-geheime velden vast (S3-bucket en -regio, Azure-container, SharePoint-site en documentbibliotheek). Geheimen zoals toegangssleutels, client secrets en tokens worden nooit in het auditlogboek geschreven.
Webhook-URL's worden vastgelegd met de rij, waarbij eventuele in de URL ingebedde credentials vóór opslag worden verwijderd.
Planwijzigingen worden vastgelegd als een company.updated-gebeurtenis met een system-actor, zodat upgrades en downgrades in de auditstroom verschijnen.

Activiteit bekijken en filteren

Het auditlogboek staat op /account/audit-logs en is zichtbaar voor beheerders op het Premium-abonnement.

Periode: kies een voorinstelling (laatste 24 uur, laatste 7 / 14 / 30 / 60 / 90 dagen). Het venster van de laatste 24 uur wordt elke 30 seconden automatisch vernieuwd, zodat de lijst tijdens een actief onderzoek live aanvoelt.
Actor: filter op een specifieke gebruiker, een API-sleutel of system-acties.
Actie: filter op een of meer gebeurtenistypen. Bijvoorbeeld alleen document.deleted en submission.deleted wanneer u activiteit rond gegevensverwijdering beoordeelt.

Filters worden in de URL gecodeerd, zodat links naar een gefilterde weergave deelbaar zijn binnen uw team. De pagina vernieuwen of de link openen vanuit een ticket leidt tot dezelfde gefilterde selectie.

Exporteren voor compliance-reviews

Klik op Selectie exporteren om het huidige filter te downloaden als CSV. De CSV bevat één kolom per forensisch veld: tijdstempel, actor-type / -id / -e-mail / -naam, actie, doel-type / -id / -e-mail / -naam, gestructureerde wijzigingspayload, IP-adres en user agent. Het is klaar voor inname in uw compliance-archief.

Een fragment van hoe een export eruitziet:

audit-events.csv

Eén gebruikerssessie: een aanmelding, documentbewerkingen, een uitnodiging aan een teamgenoot en een naamswijziging van het bedrijf

timestamp,actor_type,actor_id,actor_email,actor_name,action,target_type,target_id,target_email,target_name,changes,ip_address,user_agent
2026-05-13T16:05:51.300Z,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,Bob,invitation.created,invitation,,john@simplepdf.com,,,192.0.2.42,Mozilla/5.0
2026-05-13T16:05:27.508Z,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,Bob,document.created,document,23f64565-0ab3-47f6-803b-1c0ea43b6125,,Weir_Egg.pdf,,192.0.2.42,Mozilla/5.0
2026-05-13T16:04:53.092Z,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,Bob,document.updated,document,1b38331b-4136-48b3-b752-ad2472e6a40d,,acme-meeting-minutes.pdf,"{""name"":{""to"":""acme-meeting-minutes.pdf"",""from"":""meeting-minutes.pdf""}}",192.0.2.42,Mozilla/5.0
2026-05-13T16:03:57.857Z,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,Bob,company.updated,company,1a2a7f1d-285a-4335-a283-a768800b3f7e,,Acme Corp,"{""name"":{""to"":""Acme Corp"",""from"":""Acme""}}",192.0.2.42,Mozilla/5.0
2026-05-13T16:01:33.003Z,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,Bob,session.created,session,b30eb244-77fc-4f51-9f90-b518b053a48c,,,,192.0.2.42,Mozilla/5.0
2026-05-13T16:01:24.424Z,external_party,,,,otp.created,company_user,c5be85d7-1958-413f-bd1d-27d776655d84,bob@simplepdf.com,,,192.0.2.42,Mozilla/5.0

Bewaartermijn

Auditrijen worden 365 dagen bewaard vanaf de tijdstempel van de gebeurtenis. Als uw compliance-programma een langere bewaartermijn vereist, neem dan contact met ons op en we werken een bewaartermijn uit die bij uw beleid past.

Hoe u uw auditlogboek opent

Meld u aan bij uw SimplePDF-account met een beheerder op het Premium-abonnement.
Open het accountmenu en klik op Auditlogboeken, of navigeer rechtstreeks naar /account/audit-logs.
Gebruik de filters voor periode, actor en actie in de werkbalk om de weergave te beperken.
Klik op Selectie exporteren om een CSV van de gefilterde gebeurtenissen te downloaden.

Als uw team op het Free-, Basic- of Pro-abonnement zit en u het auditlogboek wilt inschakelen, raadpleeg dan het overzicht van het Premium-abonnement of plan een demo om uw compliance-opzet te bespreken.

Dat was het! Elke belangrijke actie in uw SimplePDF-account wordt nu vastgelegd, kan gefilterd worden en is exporteerbaar voor compliance-review.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op met support@simplepdf.com