Comment ajouter des champs obligatoires à des formulaires PDF

Benjamin André-Micolon

Des soumissions incomplètes, c'est courir après les gens pour le seul champ qu'ils ont oublié. SimplePDF vous permet de marquer des champs comme obligatoires pour qu'un formulaire ne puisse pas être soumis tant qu'ils ne sont pas remplis, de définir des valeurs par défaut pour préremplir les informations connues et de verrouiller des champs en lecture seule pour qu'ils restent sur le document sans pouvoir être modifiés.

#Configuration des champs de document dans SimplePDF

#Champs obligatoires

Ouvrez la section Documents et choisissez le document à modifier, ou créez-en un nouveau.

Le tableau de bord Documents de SimplePDF, où vous ouvrez ou créez un document

Sélectionnez le champ que vous souhaitez rendre obligatoire.
Activez Required dans le panneau des champs.
Cliquez sur Save.

Marquer un champ de formulaire PDF comme obligatoire dans le panneau des champs de l'éditeur SimplePDF

Le champ est maintenant obligatoire et vos utilisateurs doivent le remplir avant de pouvoir soumettre.

Un exemple de champ obligatoire bloquant la soumission :

Un champ obligatoire bloquant la soumission d'un formulaire PDF jusqu'à ce qu'il soit rempli

#Champs avec valeur par défaut

Donnez une valeur par défaut à un champ : sélectionnez-le, activez Default value et saisissez la valeur. Lorsqu'une personne ouvre le formulaire, ce champ est déjà rempli.

#Champs en lecture seule

Un champ avec une valeur par défaut peut aussi être marqué Read only : sa valeur apparaît comme faisant partie du document lui-même, indissociable du reste du contenu, et personne ne peut la modifier. Utile pour une information qui doit être affichée mais jamais modifiée.

Définir une valeur par défaut et marquer un champ de formulaire PDF en lecture seule dans l'éditeur SimplePDF

#Nommez vos soumissions à partir d'un champ

Un tableau de bord rempli de soumissions datées « 12 juin, 14:32 » ne vous apprend rien. Ouvrez les paramètres du document et, sous Submission name, choisissez le champ dont la valeur doit nommer chaque soumission : n'importe quel champ texte, liste déroulante ou bouton radio convient. Un champ « Nom complet » nomme chaque soumission d'après la personne qui l'a remplie ; un numéro de facture la nomme d'après la facture.

Choisir quel champ nomme chaque soumission dans les paramètres du document SimplePDF

Le nom apparaît là où vous travaillez vraiment : comme libellé dans la liste des soumissions, dans l'e-mail de notification et comme nom du fichier téléchargé. C'est un choix unique par document, ce qui rend la nomenclature prévisible. Vous pouvez aussi renommer n'importe quelle soumission individuelle depuis son panneau de détails.

Le renommage peut servir de suivi d'état léger. Lorsqu'une soumission alimente un processus en aval, renommez-la au fur et à mesure de son traitement : ajoutez [traité] une fois qu'elle est traitée, et la liste vous indique d'un coup d'œil ce qui requiert encore votre attention.

Une chose à garder à l'esprit : la valeur du champ choisi est stockée sur les serveurs de SimplePDF, même avec Bring Your Own Storage, et circule dans l'e-mail de notification. Pour des données sensibles, nommez les soumissions à partir d'un champ non confidentiel (un numéro de référence, un identifiant de dossier) ou laissez-les sans nom.

Et voilà ! Les champs de votre formulaire sont maintenant configurés avec les bonnes exigences pour des soumissions complètes.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter support@simplepdf.com