PDFを入力可能なフォームに変換して回答を集める方法

Benjamin André-Micolon

契約書、応募書類、受付シートなど、誰かに記入してもらう必要があるPDFがあるとします。それをオンラインで記入してもらい、回答を、静的なPDFの束ではなく、並べ替えたり処理したりできるデータとして受け取りたいはずです。

たった3つのステップで、どんなPDFもフォームに変えて回答を集められます。

1. どんなPDFもフォームに変換する
2. リンクを共有する
3. 回答を集める

#PDFをフォームに変換する

アカウントのDocumentsセクションから始めます。

1. New Documentをクリックし、ご自身のデバイスからPDFを選択します。

2. SimplePDFがファイルを読み取り、すでに組み込まれている入力可能なフィールドをすべて認識するため、そのまますぐに使えます。
3. ドキュメントを開くと、ページ上で検出されたフィールドを確認できます。

PDFにすでにフォームフィールドが含まれている場合は、これだけで入力可能になります。

#フィールドを追加または調整する

フィールドは自分で追加または調整できます。

1. ドキュメントを開き、ツールバーからフィールドの種類を選びます。テキスト、チェックボックス、署名、または画像です。
2. ページ上をクリックしてフィールドを配置し、ドラッグして位置やサイズを調整します。
3. 各フィールドにわかりやすい名前を付けます。データを収集する際、その名前が列見出しになるため、一般的なラベルよりも氏名のほうが読みやすくなります。

#必須フィールドと読み取り専用フィールドを設定する

フィールドを必須に設定すれば、記入されるまで送信できないようにできます。また、フィールドにデフォルト値を設定して読み取り専用としてロックすれば、その情報をドキュメント上に表示しつつ編集不可にできます。

詳しい手順については、PDFフォームに必須フィールドを追加する方法をご覧ください。

#リンクを共有して提出物を集める

フォームは、他の人が開けるようになって初めて回答を集められます。Documentsの一覧またはドキュメント自体からCopy linkをクリックすると、共有可能なURLが取得できます。

そのリンクをメール、チャット、またはご自身のサイトのボタンで送信するか、フォームをページに直接埋め込みましょう。コピーボタンの横にあるiframeまたはReactのスニペット、あるいはWordPressプラグインを使います。開いた人は誰でも、SimplePDFアカウントなしでブラウザー内でフォームを記入して送信できます。

リンクを通じて返ってくる各提出物は構造化データとして取得され、次にそれを収集します。

#構造化データを収集する

誰かがフォームを送信するたびに、SimplePDFは各フィールドの値を構造化データとして取得します。これは、元のPDFに組み込まれていたフィールドか、SimplePDFで追加したフィールドかを問わず、すべてのフィールドが対象です。取得する方法は3つあります。

#ダッシュボードからダウンロードする

1. ドキュメントを開き、提出物の件数をクリックして提出物の一覧を展開します。
2. 提出物の横にあるダウンロードメニューを開き、Download as CSVまたはDownload as Excelを選択します。
3. すべての提出物を一度にエクスポートするには、一覧の上にあるExport allボタンを使い、CSVまたはExcelを選びます。

各フィールドが列になり、各提出物が行になります。署名フィールドと画像フィールドは、生の画像データではなくプレースホルダーとしてエクスポートされ、ファイルは当社のサーバーではなくお使いのブラウザーで生成されます。

一覧を見やすく保つため、各提出物にはタイムスタンプではなく名前を付けましょう。フィールドを選んで自動的に名前を付けるか、詳細パネルから任意の提出物の名前を変更できます。付けた名前は、一覧、通知メール、ダウンロードしたファイル名、そしてこのエクスポートへと提出物とともに引き継がれます。提出物に名前を付ける方法をご覧ください。

#Webhookに送信する

同じ構造化データは、提出物が届いた瞬間にWebhookへ配信され、スプレッドシート、データベース、または独自のアプリにそのまま取り込めます。PDFフォームの提出物向けにWebhookを設定する方法をご覧ください。

#APIから読み取る

各提出物の構造化データは、SimplePDF APIからいつでも取得できるため、ご自身のタイミングで引き出せます。

これで完了です。PDFは入力可能なフォームになり、各提出物は構造化データとして返され、CSVやExcelとしてダウンロードしたり、Webhookで受け取ったり、APIから読み取ったりできます。

ご質問がございましたら、お気軽にsupport@simplepdf.comまでご連絡ください。